Listeflyten under et løp er uhyre viktig!
Hvis ikke dette fungerer, stopper hele løpet. En person må ha ansvaret for å motta listene fra tidtaker og å distribuere disse videre til de forskjellige avdelinger. Det er en fordel om lister fra tidtaker kan sendes sekretariatet elektronisk. Pass på å sjekke dette i forkant av løpet så alt fungerer. Hvis tidtaker/resultatservice er på forskjellige steder bør tidtaker/resultatservice ha en backup av sendte dokumenter eller en originalperm hvor alt er arkivert (reserve hvis noe går galt).Hvis det ikke er mulig med elektronisk overgang, må en person ha oppgaven med å få listene fra tidtakeren til sekretariatet.
Når listene fra tidtaker/resultatservice ankommer sekretariatet, må de umiddelbart kopieres og distribueres videre.
Sekretariatet legger originalen med samme klokkeslett som på Offisiell oppslagstavle i en egen perm originaler. Da har du alltid en kopi hvis noe rives ned eller blir tatt. Noen ganger må noe rives ned på grunn av plass og da har du originalen.
Følgende funksjonærer skal ha heatoppsett:
Avtal all listeflyt i forkant av løpet så det ikke blir noen misforståelser.
- Offisiell oppslagstavle: Klokkeslett for oppslag må påføres listene slik at man vet når protestfristen har gått
- Parc Fermé (Formel-K)
- Fremtrekk til start
- Utslipp (Formel-K)
- Startplate
- Teknisk
- Speaker
- Løpsleder
- Jury
- Pressesjef
Resultatlister fra alle heat trenger ikke alle, men følgende funksjonærer må ha resultatlister så fort som mulig:
Heatoppsett med resultater kan settes opp istedenfor resultatlister (Bilcross).
- Offisiell oppslagstavle (med klokkeslett)
- Speaker
- Løpsleder
- Jury
- Pressesjef
eks. kan det opprettes en kasse/plass for presse
Ved kjøring av en klasse, pass på at finaler ikke startes før fristen for resultatene er ute. Følg opp eventuelle protester også. Da blir det ny frist på resultatlisten.
Som en service til deltagerne:
Prøve så langt det lar seg gjøre å få til Live resultater, publiser link.
Kan også kopiere opp resultatlister og legge et sted hvor de kan forsyne seg med lister.
OFFISIELL OPPSLAGSTAVLE
Alle resultater og beslutninger skal settes opp på den offisielle oppslagstavlen med tidsangivelse for oppslaget eller på den digitale oppslagstavlen om dette finnes. Kunngjøres det begge steder er det tidspunktet for oppslaget på den offisielle oppslagstavlen som er gjeldende.
Deltagerne skal informeres om det brukes digital eller fysisk oppslagstavle. Passord til digital eller plassering av en fysisk tavle skal stå i tilleggsreglene og gjerne opplyses på førermøte.
- Husk å påføre klokkeslett for når resultatlistene er slått opp. Dette på grunn av protestfristen.
- Alle startlister og meldinger fra juryen, løpsledelsen og arrangøren skal fortløpende publiseres på oppslagstavlen. Alle resultatlister og startoppstillinger skal også publiseres.
Digital oppslagstavle:
- Sportity er et godt alternativ til digital oppslagstavle. Se https://sportity.com/app
- Planlegg appen slik at den er oversiktlig for de som skal bruke den. Sorter dokumenter i mapper.
Fysisk oppslagstavle:
- Sørg for stor nok oppslagstavle slik at dokumenter kan henges opp oversiktlig for alle i den rekkefølge de er ferdigstilt. Tavlen bør deles i to slik at start- og resultatlister kan henges et sted og andre dokumenter på det annet. Det er også veldig ryddig hvis man deler opp i klasser.