Listeflyten under et løp er uhyre viktig!
Hvis ikke dette fungerer, stopper hele løpet. En person må ha ansvaret for å motta listene fra tidtaker og å distribuere disse videre til de forskjellige avdelinger. Det er en fordel om lister fra tidtaker kan sendes sekretariatet elektronisk. Pass på å sjekke dette i forkant av løpet så alt fungerer. Hvis tidtaker/resultatservice er på forskjellige steder bør tidtaker/resultatservice ha en backup av sendte dokumenter eller en originalperm hvor alt er arkivert (reserve hvis noe går galt).Hvis det ikke er mulig med elektronisk overgang, må en person ha oppgaven med å få listene fra tidtakeren til sekretariatet.
Når listene fra tidtaker/resultatservice ankommer sekretariatet, må de umiddelbart kopieres og distribueres videre.
Sekretariatet legger originalen med samme klokkeslett som på Offisiell oppslagstavle i en egen perm originaler. Da har du alltid en kopi hvis noe rives ned eller blir tatt. Noen ganger må noe rives ned på grunn av plass og da har du originalen.
Følgende funksjonærer skal ha heatoppsett:
Avtal all listeflyt i forkant av løpet så det ikke blir noen misforståelser.
- Offisiell oppslagstavle: Klokkeslett for oppslag må påføres listene slik at man vet når protestfristen har gått
- Parc Fermé (Formel-K)
- Fremtrekk til start
- Utslipp (Formel-K)
- Startplate
- Teknisk
- Speaker
- Løpsleder
- Jury
- Pressesjef
Resultatlister fra alle heat trenger ikke alle, men følgende funksjonærer må ha resultatlister så fort som mulig:
Heatoppsett med resultater kan settes opp istedenfor resultatlister (Bilcross).
- Offisiell oppslagstavle (med klokkeslett)
- Speaker
- Løpsleder
- Jury
- Pressesjef
eks. kan det opprettes en kasse/plass for presse
Ved kjøring av en klasse pass på at finaler ikke startes før fristen for resultatene er ute. Følg opp hvis protester også. Da blir det ny frist på resultatlisten.
Som en service til deltagerne:
Prøve så langt det lar seg gjøre å få til Live resultater, publiser link.
Kan også kopiere opp resultatlister og legge et sted hvor de kan forsyne seg med lister.
OFFISIELL OPPSLAGSTAVLE
- I depoet, eller i umiddelbar nærhet av dette, skal det settes opp en offisiell oppslagstavle. Den skal være lett tilgjengelig for deltagere og funksjonærer, og merkes tydelig ”OFFISIELL OPPSLAGSTAVLE”.
- Sørg for stor nok oppslagstavle slik at dokumenter kan henges opp oversiktlig for alle i den rekkefølge de er ferdigstillt. Tavlen bør deles i to slik at start- og resultatlister kan henges et sted og andre dokumenter på det annet. Det er også veldig ryddig hvis man deler opp i klasser.
- Alle startlister og meldinger fra juryen, løpsledelsen og arrangøren skal fortløpende henges opp på oppslagstavlen. Alle resultatlister og startoppstillinger skal også henges opp.
- Husk å påføre klokkeslett for når resultatlistene er slått opp. Dette på grunn av protestfristen.
Deltagerne skal informeres om hvor oppslagstavlen er plassert. Det bør stå i tilleggsreglene, og må også opplyses på førermøtet.