Sportskomitee

Generelle bestemmelser Art. 21

  • Sportskomitèen bør utnevnes flere måneder før løpet, og skal bestå av minimum 3 personer (bør bestå av flere – flere å fordele jobbene på). Løpssekretær må alltid være med i komitèen – løpsleder bør være med.

Anbefalt:

  • Løpsleder
  • Løpssekretær
  • Hovedansvarlig teknisk
  • Sikkerhetssjef
  • Banesjef

De ulike offisielle funksjonærers ansvar fremgår av reglementene.

  • Sportskomitèen har det fulle ansvar for konkurransens avvikling og overtar så vel ledelse, forberedelse og organisasjon av konkurransen.
  • Den har rett til å gi alle nødvendige bestemmelser og regler for avviklingen av de konkurranser den arrangerer. For selve gjennomføringen av et løp står løpets leder ansvarlig (Art. 11.11).
  • Dersom det ikke allerede er valgt en leder av organisasjonskomiteen, gjøres dette i gruppen før arbeidet starter. Lederen har ansvaret for å kontrollere og følge opp alt forberedende arbeid.
  • Komitèmedlemmene deler alltid arbeidet mellom seg, og samles i møter for å kontrollere fremdrift.
  • Komitèen tar seg av alt det praktiske arbeidet med å skaffe nødvendige godkjenninger, lege, ambulanse, førstehjelpere, funksjonærer og utstyr. Bruk fremdriftsplan!
  • Den setter opp og sender ut innbydelse og tilleggsregler, og senere startprogram og resultatlister. Det er viktig at resultatlister sendes avisen Racing og NBF umiddelbart etter løpet!
  • De tar seg av markedsføring (hvis klubben ikke har fast PR-konsulent/presseansvarlig) og senere kontakt med pressen.
  • Med andre ord: Den tar seg av alt.
  • For å lette arbeidet og sikre at ikke noe glemmes, bør komitèen bruke sjekklister/framdriftsplaner.

Forslag til tidsfrister:

Oppgave: Senest klar:
Søknad om arrangørlisens m/betaling Høsten før (senest 2 mnd før)
Varsel til politiet om stevnet 1 måned før
Polititillatelse (vedrørende helligdagsfred) 1 måned før
Jurymedlemmer 1 måned før
Speaker og lyd 1 måned før
Tilleggsregler 1 måned før
Tilleggsregler sendt jury 1 måned før
Oppnevne funksjonærsjefer 2-3 uker før
Bestille toaletter 2-3 uker før
Sørge for brannslukkere 2-3 uker før
Sørge for tønner til spillolje og søppel 1 uke før
Gjøre ferdig Baneprotokoll 1 uke før
Annonsere i presse, plakater 1 uke før
Trykking av startprogram/startlister 48 timer før
Preparere banen 1-5 dager før
Bestille startnummer  
Bestille premier  
Bestille banemaskiner og bergingsbiler  
Bestille salgsvarer  
Alt klart Kvelden før
Sende forsikringsskjema til NBF 5 dager etter
Sende inn billettregnskapskjema til NBF 8 dager etter