Retningslinjer Budansvarlig
- Arrangøren er ansvarlig for å gjennomføre budprosessen etter gjeldende regler og er ansvarlig for å løse de utfordringer som måtte oppstå underveis.
- Det skal oppnevnes budansvarlig for løpet som skal sette seg godt inn i reglement og disse retningslinjer.
- Arrangør må selv sørge for trykking av budskjemaer (2-sidig med gjennomslag) etter mal som er tilgjengelig på bilsport.no
- Budskjemaer brukes både ved manuelle bud, og som reserveløsning ved elektroniske bud.
- Heng opp og publiser «Informasjon til budgivere om betaling av bil», ved hver budluke og andre steder det er naturlig.
Elektroniske bud
Det er litt forberedelser for å klargjøre programmet for elektroniske bud. Men når dette er gjort og biler er lagt inn, vil budrunden gjennomføres raskere og enklere enn ved manuelle bud. Man slipper sortering, opplesing, krølling av lapper osv. Kun vinner av bilen leses opp og overlevering skjer.
Denne løsningen kan bare brukes når arrangøren har god mobildata – dekning på sitt baneanlegg.
Elektroniske bud må bestilles hos NBF i god tid før løpet.
Bud legges inn elektronisk på budprogram godkjent av Bilcrosseksjonen, og disse blir først godkjent når budavgift er betalt i arrangørens budluker.
Budansvarlig setter opp og klargjør programmet i henhold til bruksanvisning som blir tilsendt.
- Budansvarlig legger inn de biler som er på bud. For junior kan dette ikke gjøres før finalelisten er klar. Se egen bruksanvisning for hvordan man legger inn biler i budprogrammet.
- Det opprettes steder for betaling av bud og eventuell registrering av manuelle bud.
- Når betaling er registrert vil budgiver motta bekreftelse på at bud er godkjent på e-post og/eller sms. Det kan være en fordel å be budgiver å sjekke (evtentuelt vise frem) mottatt bekreftelse før man forlater budluke. Se bruksanvisning for registrering av betaling.
Arrangøren er også pålagt å ta imot manuelle bud. Disse manuelle budene blir lagt inn i det elektroniske systemet av arrangøren og det vil ikke benyttes budskjemaer i trekningen.
Kvittering på bud må fremvises hvis budgiver vinner budrunden.
Budet skal være levert 15 min. etter siste A-finale er avsluttet. Den elektroniske innleveringen stenges. Ved stor budaktivitet i den manuelle luken, skal budkøen lukkes i henhold til tidsfrist slik at alle som er i køen innen tidsfristen skal få anledning til å legge inn bud.
Når alle bud er registrert og betalt – og fristen er ute tar budansvarlig ut liste over alle kontrollnummer og publiserer på offisiell oppslagstavle, slik at de som ønsker kan sjekke at sitt nummer er med. Det skal gis en frist på 10 minutter til å sjekke denne listen. Se bruksanvisning for å ta ut slik liste.
- Skriv dato og klokkeslett for når listen er publisert.
Informer over høyttaler når en slik liste er publisert og at fristen er 10 minutter.
Når fristen er ute kan trekking utføres og liste over hvilke biler som er solgt til hvem tas ut. Se bruksanvisning for trekking.
Reserveløsning
Når problemer med digital budgivning og trekning oppstår (bortfall av nett, server osv), skal reserveløsning benyttes og skal følges til anbudsrunde er fullført.
- Ved reserveløsning brukes samme budskjema som Manuell budløsning
- Alle bud mottatt elektronisk er sendt arrangør som kopi på e-post
- Arrangør overfører disse til budskjema
- Alle nye bud registreres på budskjema
- Kopien av budskjema skal brukes i trekningen.
Manuelle bud
- Det må opprettes nok budluker til at man kan få registrert alle bud innen rimelig tid.
- Alle i budluker må få tilstrekkelig opplæring i de rutinene arrangøren ønsker, og minnes på at de har taushetsplikt så lenge det er mulig å legge inn bud.
- Ha gode rutiner for sortering av bud. Pass på at bud på forskjellige biler ikke er stiftet sammen. Dersom bud ikke er sortert riktig blir det mye ekstra bryderi for å rette opp dette under trekking.
- Registrering av antall bud kan gjøres i et eget registreringsprogram for bud. Man får da antall bud pr bil og totalt når man er ferdig.
- Det må være eget personell som krøller lapper etter hvert som disse blir lest opp.
- Etter en bil er trukket samler man alle bud på den bilen (ved mange bud) i en egen søppelsekk e.lign. Slik blir det enklere å finne igjen eventuelle bud som mangler ved protest fra førere..
- Tenk på inhabilitet når man velger personer som skal bistå under budrunden, både når det gjelder krølling av lapper og hvem som trekker. Selv om du som budansvarlig vet at det foregår på riktig måte, vil det alltid være noen som stiller spørsmål og tvil.
Betaling av bil
Betaling av biler man har fått på bud skal skje der og da. Med det menes at man ikke kan forlate stedet der overlevering av lisens og penger skjer.
Det må tas høyde for at f.eks. Vipps eller annen elektronisk betaling er midlertidig ute av funksjon. Dette kan ikke brukes mot kjøper.
Det spiller ingen rolle hvem som betaler så lenge denne er til stede på budrunden.
Det er kun jury som kan avgjøre dersom et bud skal erklæres ugyldig.
Etter avsluttet budrunde skal antall bud rapporteres til juryen.
Husk «Informasjon til budgivere om betaling av bil»